本日は、こんなお悩みをいただきました。
他の部下と比べても特に仕事量が多いわけでもないのに、いつも仕事に追われている部下がいます。
いつか大きなミスにつながってしまうのでは？といつも心配で…。
どうすれば生産性が上がる余裕を持った仕事の進め方が出来るでしょうか？
いますよね…。
「なんでいつも慌ただしく仕事してるんだろう。」
「もっと落ち着いた方が上手くいくはずだけどな…。」
って思ってしまう人…。
実は、本人は気づいていないんですよね。
自分だけバタバタ仕事してることに…。
これが仕事でなければ特に気にすることもないんですがね…。
自分の部下がいつもバタバタしてる姿は不安で仕方ないですよね？
そんな部下に大事な仕事を任せるわけにもいかないでしょう。
それでは、参りましょう。
今回のお悩み解決のポイントは、
- 部下が仕事に追われている原因を知る
- 部下に合った生産性を上げる方法を知る
ことの2つです。
具体的に解説していきます。
部下が仕事に追われている原因を知る
あなたの部下が仕事に追われる原因は、次の2つです。
- 時間の使い方が下手くそ
- 仕事の段取りが悪い
そんなこと？って思うかもしれませんが…。
時間や仕事のコントロールが自分で出来ない人は案外多いんです。
時間の使い方が下手くそ
こんな言葉をご存知ですか？
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
これは、
1958年、英国の歴史学者・政治学者シリル・ノースコート・パーキンソン著作「パーキンソンの法則：進歩の追求」中で提唱された法則です。
パーキンソンの法則とは簡単に言うと、時間があればあるだけ費やしてしまう心理作用のことです。
例えば、
30分もあれば終わる仕事なのに、提出期限が次の日だからといってダラダラ取り掛かって…。結局、提出期限ギリギリになってバタバタしてしまう…。
ようなことですね。
あなたの部下もパーキンソンの法則にとらわれてしまい、決められた時間内で仕事を終わらせることができなくなっているかも。
っでパーキンソンの法則って結局なんなの？って思ってますよね？
答えは簡単です。
仕事に対する意識が低く、仕事に集中してないだけ。
だからいつも仕事に追われているんです。
仕事の段取りが悪い
仕事の段取りが悪い人は、
- 自分で考えて仕事をしていない
- マルチタスクで仕事をしてる
からです。
自分で考えて仕事をしていない
自分の意見がなく、すぐに他人の意見に流されてしまう傾向があります。
つまり、指示待ち人間ってことです。
「指示されてないからやり方が分からない…。」
「いつになったら上司が指示を出してくれるの？」
信じられないかもしれませんが、こんな考えで仕事をしてる人は多く存在します。
仕事をしてるってよりも、単なる作業をしてるだけですね。
マルチタスクで仕事をしてる
あれもこれもと手を出して忙しいと勘違いしてるだけ。
つまり、
全てが中途半端ってことですね。
だから、仕事の段取りが悪いと思われてしまうんです。
生産性を上げるには、仕事の段取りは重要となります。
まとめると、
あなたの部下は、仕事に対するやる気や集中力が欠落しています。
しかも、
本人は自覚がない場合が多いんです。
だから、
そんな部下でもテキパキ仕事に集中できる状況を作る必要があるんです。
次のパートでは、そんな部下の生産性を上げる方法を具体的に3つご紹介します。
部下に合った生産性を上げる方法を知る
仕事の生産性を上げるには、次の3つが効果的です。
- 考える時間をやめる
- 無駄な情報を遮断する
- 考えながら動かない
具体的に解説しますね。
考える時間をやめる
仕事をルーティン化する。
なぜなら、考える時間がもったいないからです。
例えば、
- 電車に乗ったら仕事に関係する情報を集める
- 午前中は○○をする
- Aの業務のあとは必ずBをやる
などのように、やることを習慣化することで「考える」という時間を無くしていきます。
部下の仕事を一度ルーティン業務することで、生産性を確実に上げることができます。
ただし、
ルーティン業務として仕事の生産性が上げることも大切ですが、このままでは、部下の成長にはつながりません。
あくまでも、一時的に仕事の生産性を上げる方法として活用ください。
無駄な情報を遮断する
「今から資料を作成するつもりだった…。いつのまにか机の整理を始めてしまった…。」
「得意先に急ぎでメールを送らないといけないのに…。昨日のメールチェックを始めてしまった…。」
なんて経験はありませんか？
このように、全く関係ないことをやってしまう心理作用を「セルフハンディキャップ」と言います。
つまり、
仕事の生産性を上げるには、やるべき優先度を決めることが大切です。
そのため、気が散る情報や関係のない情報を遮断することがポイントとなります。
優先度を意識するだけで、自然と目の前のことだけに全力を注げるようになるんです。
例えば、
- 自分の机周りなど片づける
- スマホは目につかない場所に置く
だけでも効果抜群ですよ。
考えながら動かない
To Do リストを作る。
目的は、やることを可視化するためです。
例えば、
- やること
- メールをする相手と内容
- 会議の時間
などを1つずつ付箋に書いて、目につく場所に貼りましょう。
やり方は簡単です。
- 明日やることを付箋に書く
- 目につきやすい場所に貼る
- 仕事前にやることをチェックする
- やり終えた付箋を捨てる
- やるべきことができたら付箋に書く
ポイントは、次の日の仕事は前の日に付箋でリストを作ることです。
そうすることで、考えながら仕事に取り掛からなくてもすみます。
To Do リストを作るだけなのに仕事の生産性が上げる理由は、
- 仕事のミスがなくなる
- スタートダッシュができる
- 達成感を得ることができる
からです。
具体的に解説します。
仕事のミスがなくなる
単純に忘れないからです。
To Doリストなんて作らなくても、ちゃんと覚えてるから大丈夫。
なんて人もいますが…。
忙しくなってくるとどんなに記憶力が良い人でも簡単なミスをしてしまうものです。
考えなくても良いことは、極力考えない方がストレスも減って仕事のクオリティも上がるでしょう。
スタートダッシュができる
集中力が最も高い「午前中」のゴールデンタイムを無駄にしない。
前日にやるべきことが整理できていると、始業開始と同時にスタートダッシュができます。
もちろん、やることを考えながら仕事を開始すれば、無駄な時間が増え、仕事の生産性が下がってしまうでしょう。
だからこそ、前日に考えておく方が効率が良くなるんです。
特に集中力の高い午前中には頭をつかう仕事をメインで用意しておくのが良いでしょう。
達成感を得ることができる
付箋に書いた仕事が終われば、付箋を外していきましょう。
ただそれだけの単純な行動ですが、
- 仕事が減っていく
- 仕事の終わりが分かる
のように目に見えて結果が分かることで、自分で考えて行動してるという達成感につながるんですね。
まとめ
いつも仕事に追われている部下の生産性を上げるには、
部下が自ら仕事に取り組みやすい環境をサポートする必要があります。
「社会人なんだからそんなこと自分で考えてやってくれよ…。」
なんて考えは一旦置いといて、
部下の行動を一時的に管理しましょう。
- 考える時間をやめる
- 無駄な情報を遮断する
- 考えながら動かない
方法を指導してください。
特に、To Doリストを作ることが習慣化すれば、いつも仕事に追われている部下でも自然と仕事に対する意識に変化が表れてきます。
部下もやる気が全くないわけではないんです。
やり方が分からないだけなんです。
時間がかかる場合もありますが、あなたの気持ちは必ず部下に伝わりますよ。
