心理カウンセラーのSORAです。
今回の内容は、仕事効率アップのコツを心理作用を交えお話します。
効率アップのコツはとてもシンプル。
実は「考える時間をなくす」だけ。
ではどうすれば「考える時間をなくす」ことができるのだろうか。
具体的には、
- 情報の集め方
- 考えながら動かない
- 決めた時間のみ集中する
この3つを意識して仕事を進めるだけ。
たったそれだけで劇的に仕事の生産性をあげることができる。
情報の集め方
生産性が低い理由は、ズバリ情報の準備不足。
仕事効率が悪い人に限って「仕事を開始」してから必要な情報を集めているんです。
むしろ、仕事をしてるのではなく、仕事してる感をアピールしてるだけ。
具体的には、
- 集める内容
- 集めるタイミング
が重要なんです。
集める情報内容
今日の仕事に関係する情報のみを集める。
なぜなら「集中」するため。
例えば、
- 部屋を掃除してたのに懐かしい写真に見入ってしまう
- 勉強するつもりが机の上を掃除してしまう
誰でも1度くらいは、経験があるのではないか。
やろうと思ったことや、やらなければいけないことのまえに、
全く関係ないことをやってしまう心理作用を「セルフハンディキャップ」と言います。
要するに、気が散る情報や関係のない情報を遮断することがポイント。
すると、自然と目の前のことだけに全力を注げます。
結果、
- 仕事のスピードアップ
- 生産性アップ
につながります。
集めるタイミング
出勤途中の電車やバス、あるいはタクシーなど。
始業時間前がベスト。
始業前に情報を集める理由としては、
やるべき仕事に対する意識を高めるため。
さらに、
頭の中に情報が集まっているので、始業開始直後のスタートダッシュが可能となり、生産性を上げることにつながります。
脳科学では、１日の中で集中力が最も高いのは「午前中」と言われてます。
そんなゴールデンタイムを無駄にするわけにはいきません。
つまり、
1日の生産性を決めるのは、
- 情報を集めるタイミング
- 情報を使うタイミング
が大切ということ。
考えながら動かない
マルチタスクは効率が悪い。
脳科学でも、一度に複数のことを処理することは推奨されてません。
なぜなら、
間違いやミスが起きる確率も約1.5倍とも言われてます。
そのため、
- やることを決める
- to do リストを作る
ことが必要。
やるべき行動を「前もって決める」ことが間違いやミスを起こさないコツです。
間違いやミスは、仕事効率にマイナスな影響を与えます。
決めた時間のみ集中する
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
これは、
1958年、英国の歴史学者・政治学者シリル・ノースコート・パーキンソン著作「パーキンソンの法則：進歩の追求」中で提唱された法則です。
ダラダラと締め切り時間いっぱいまで使っている人。
時間に追われながら仕事を進めると間違いやミスにつながる可能性がアップします。
だからこそ、
時間をうまく使うことが生産性アップにつながる。
当たり前ですよね？
パーキンソンの法則については「【パーキンソンの法則】仕事で時間に追われる人の共通点」で詳しく解説しています。
オススメの時間配分は、
- 午前を前半と後半に分ける
- 午後を前半と後半に分ける
- 休憩時間を決める
例えば、
9時から10時30分を前半とするようなイメージ。
もちろん業務量によっても調整は必要ですが、2つくらいの仕事を配分する方が効率が良いです。
よっぽど急ぎの仕事じゃないなら、残りは明日の午前中にまわすのもアリ。
人は無意識に、
- 目標に向けて行動すると緊張する
- 目標を達成すると緊張が消える
といった心理が働きます。
つまり、
やり残した仕事が気になることで、やる気の維持につながる。
この心理作用をツァイガルニク効果と言います。
詳しくは「【ツァイガルニク効果】仕事をやり残すと生産性が上がる理由」で解説しています。
要は、
生産性を上げるにはメリハリも大切ということ。
自ら仕事時間を決め、しっかりリフレッシュする。
あえて気になる状態で次の仕事に取り掛かることで良いモチベーションを保つ。
飽きさせない工夫によって生産性アップにつながるんです。
